A colloquio con Mirko Nesti, Direttore di Tectel SA: giovane e dinamica società - convenzionata con AITI Servizi - che opera nel campo della gestione dei documenti col supporto dei più moderni mezzi informatici.
- Signor Nesti, lei è a capo di Tectel: società fondata nel 1999, specializzata nella gestione elettronica dei documenti. Cosa significa concretamente?
Ogni azienda, nello svolgimento del proprio lavoro, riceve, usa ed invia innumerevoli documenti. Ad oggi la maggior parte di questi documenti vivono in formato cartaceo. La Gestione Elettronica dei Documenti (GED) agevola le aziende, consentendo il controllo informatico sia nella lavorazione, sia nel flusso dei documenti.
- Rispetto alla gestione documentale tradizionale - archivi, cassettoni, magazzini - quali vantaggi offre la GED? Prima di tutto, un modo nuovo di lavorare. Con la GED, in sostanza, l'accesso e la lavorazione dei documenti sono rivisti in un'ottica di efficienza. La GED è infatti il punto di arrivo di un percorso che - partendo dall'analisi del flusso documentale all'interno dell'azienda - porta, quale risultato finale, alla padronanza dei processi e alla gestione, consapevole e ordinata, dei documenti in entrata e in uscita.
- Spesso la gestione dei documenti avviene in base a criteri del tutto soggettivi: solo chi ne è responsabile sa dove andare a cercarli quando servono. Gli altri, in sua assenza, non sanno mai dove mettere le mani. Passare alla GED può aiutare a rendere la procedura più oggettiva e alla portata di tutti?
Certamente! L'azienda che implementa la GED ha già capito che la corretta lavorazione dei documenti apporta vantaggi a tutti. Così facendo anche chi, inizialmente, teme di perdere il controllo, si rende ben presto conto che - trovare ciò che si cerca e sapere sempre a che punto è una pratica - è molto più soddisfacente del tenere in ostaggio un'intera azienda!
- A differenza dei concorrenti, voi di Tectel - oltre che nella GED - siete specializzati anche e soprattutto nell’Archiviazione Ottica Sostitutiva. Per i profani, che cos’è l’AOS?
L’Archiviazione Ottica Sostitutiva è il processo di sostituzione dei documenti amministrativi (generalmente su carta) con documenti informatici. Il documento cartaceo digitalizzato diventa un documento informatico con valore legale, grazie alla procedura di digitalizzazione certificata.
- Oggi tutti parlano di Cloud e datacenter: è una soluzione consigliata?
La più grossa preoccupazione per un imprenditore è quella di poter perdere i dati che, da sempre, sono per antonomasia il patrimonio di un’azienda.
Oggi il Cloud ci permette di conservare i dati; il passo successivo sta nel conservarli in un ambiente sicuro. Il boom di questo business ha creato una forte concorrenza e, di conseguenza, prezzi già molto interessanti.
Tectel non poteva quindi far altro che rivolgersi al fornitore per eccellenza di questo servizio: Swisscom. Ebbene, la partnership che Tectel ha avviato con Swisscom chiude il cerchio della nostra sicurezza e ci permette di salvare i dati in server assolutamente sicuri e ubicati in Svizzera.
- L’Archiviazione Ottica Sostitutivaconsente di fare molte cose insieme: archiviare, proteggere, conservare, ripristinare. Ci può illustrare meglio questi a-tout con degli esempi?
La procedura che Tectel utilizza è certificata da PricewaterhouseCoopers ed è conforme alla legislazione Svizzera.
L’AOS permette il raggiungimento dei seguenti obiettivi:
1) un’archiviazione securizzata del documento;
2) la protezione del documento da modifiche, manomissioni o perdita;
3) la conservazione del documento nel tempo;
4) la semplicità nel rendere disponibili copie dell'originale.
- Le due tecnologie - AOS e GED - sono combinabili? E se sì, con questa combinazione si ottiene il massimo risultato?
Conosciamo realtà aziendali che hanno scelto di sposare solo una delle due soluzioni. La maggior parte delle aziende che utilizza la GED senza l’AOS, si ritrova ad avere una gestione informatica dei documenti ottimale, ma un archivio cartaceo ingombrante.
Diversa è la situazione di chi utilizza l’AOS senza la GED. Si tratta di aziende che si sono trovate confrontate con drammatiche carenze di spazio ma che non si sono sentite ancora pronte a passare ad una gestione totalmente informatizzata.
Eppure la combinazione di GED e AOS consente significative ottimizzazioni: sia dal punto di vista dello spazio occupato, sia da quello dell'efficienza dei processi.
- Logisticamente parlando, dove vengono lavorati i documenti e – soprattutto – dove vengono immagazzinati?
In entrambe le procedure, è prevista la scansione dei documenti per renderli disponibili in formato digitale. A seconda della sensibilità dei documenti da trattare, abbiamo la possibilità di scansionare i documenti direttamente presso il cliente: gli apparecchi utilizzati per la scansione professionale, infatti, sono modulari, trasportabili e in grado di lavorare offline (nessuna connessione ad internet).
Se le richieste di confidenzialità sono tali da non consentire ai nostri collaboratori di effettuare la scansione, offriamo al cliente la possibilità di formare il suo stesso personale.
Negli altri casi, il materiale viene invece trasportato e immagazzinato presso la nostra sede. È importante sottolineare che il materiale documentaristico affidato a Tectel non lascia mai la Svizzera.
Nel caso di AOS offriamo al cliente anche il servizio di dematerializzazione, avvalendoci della collaborazione di Datarec.
- Sul piano dell’investimento, quanto può costare ad un’azienda passare alla soluzione combinata AOS/GED? E, soprattutto, di quale ROI può beneficiare?
Sia la GED che l’AOS partono dal presupposto che l'azienda sia intenzionata a valutare un nuovo approccio alla gestione dei documenti. L'analisi della situazione esistente è il primo passo. Il costo è strettamente correlato alle decisioni che l'azienda prenderà dopo aver valutato l’esito di questa prima analisi. Dal punto di vista strettamente finanziario, possiamo testimoniare l'effettiva velocizzazione dei processi amministrativi ottenuti grazie alla GED; per quanto riguarda l’AOS, l'impatto principale e più visibile è determinato dalla scomparsa di polverosi ed ingestibili archivi, sostituiti da banche dati agili e facilmente consultabili. Esistono studi di mercato che, grazie all’introduzione della GED, prevedono addirittura un aumento del PIL!
- Secondo lei l’avvento di queste tecnologie sanciscono la fine delle società che gestiscono gli archivi cartacei oppure comportano un loro ri-orientamento?
Queste società arriveranno a capire molto presto che l’avvento di queste tecnologie non comporterà la loro sparizione, bensì un’evoluzione del loro mestiere e che la collaborazione tra servizi come i nostri e i loro sarà sempre più importante. Quando è arrivata la televisione, si diceva che la radio sarebbe sparita. Quando è arrivato Internet, si prevedeva che la televisione sarebbe scomparsa… Nulla di tutto ciò è poi accaduto!
- In conclusione, vogliamo ricordare quali agevolazioni accordate – in quanto partner di AITI Servizi – alle aziende associate AITI?
L'implementazione in azienda della Gestione Elettronica Documentale (GED) consente di trovare e gestire i documenti con soluzioni agili e intuitive.
L'Archiviazione Ottica Sostitutiva (AOS) è il processo di sostituzione dei documenti amministrativi (generalmente su carta) con documenti informatici.
Tectel offre agli associati AITI il primo passo verso la GED e/o l'AOS: l'analisi del flusso dei documenti all'interno dell'azienda.
Questa analisi comprende:
- intervista al Management per capire i macro-flussi;
- intervista al personale per definire i flussi dei singoli reparti coinvolti;
- relazione scritta comprendente situazione attuale e proposte di intervento.
L'analisi è decisiva per l'esatta valutazione degli interventi. Per questo motivo ci avvaliamo di personale con una formazione superiore. Un'analisi adeguata si svolge nell'arco di più giorni e prevede più incontri con il cliente.
Ogni documento, nel momento stesso in cui è creato, fa già parte del passato, transita nel presente, per essere poi rivisitato e riutilizzato nel futuro.